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Die Katze im Sack (ver)kaufen - Erfolgreich mit Wertverträgen

13.05.2014 – Erfolg im Arbeiten wird komplexer. Kaum ein Projekt, das ohne innovative Transferleistungen von Wissen auskommt. Wissensarbeiter generieren ihr Einkommen mit Know-how, das sie situativ passend einzusetzen vermögen. Sei es, indem sie mit Medien umgehen, Methoden und Werkzeuge anwenden oder die Menschen darin effizient koordinieren. Üblicherweise entlohnen wir sie auf der Basis von Stunden, Tagen oder pauschal. Der vielschichtigen Zusammenarbeit entspricht das kaum. Es ist an der Zeit, faire Verträge zu schließen, die den Wert der Leistung im Zusammenhang mit der Komplexität der Vorhaben widerspiegeln.

Selbst ein ausgefeilter Projektplan kann in vitalen Märkten nicht einfach abgearbeitet werden. Je komplexer und vielschichtiger das Vorhaben, desto wichtiger wird es, agil auf Neuerungen zu reagieren. Starre Dienstleistungsverträge und Lieferanten, die nach Schema F arbeiten, behindern solche Unternehmungen.

Die passende Nadel im Heuhaufen zu finden, ist nicht leicht

Ob Berater oder Coach, Interims- oder Projekt-Manager, Designer oder Programmierer – Wissensarbeiter sind Dienstleister. Gute Wissensarbeit wird stets in übergreifenden Teams erbracht. Je nach Aufgabenstellung werden externe Wissensarbeiter zu “Mitarbeitern auf Zeit”. Klassisch betrachtet weißt Du als Kunde erst nach Projektabschluss, ob Dir die zusätzliche Kraft einen Nutzen einbrachte. Ob ein anderer Anbieter besser gewesen wäre, lässt sich nicht einmal dann sagen.

Die notwendige Flexibilität in der Umsetzung erschwert es, die fremden Leistung sinnvoll abzugrenzen. Stunden- und Tagessätze leisten uns einen Bärendienst, ziehst Du sie zum Beurteilen von Angeboten und später zur Kontrolle des Projekterfolgs heran. Ausgefeilte Pflichten-/Lastenhefte geben eine vermeintliche Sicherheit, die defakto als Papiermüll im Ordner vergammelt.

Wie also gestaltest Du sinnvolle Einkaufsprozesse für Wissensarbeiter? Worauf achtest Du beim Schließen von Verträgen? Kurz: Wie kaufst Du die »richtige« Katze im Sack?

Gute Wissensarbeit gibt es nicht von der Stange

Die wichtigste Erkenntnis für die Beauftragung von Wissensarbeit ist, dass es keine “einzig wahre” Lösung gibt. Exzellente Wissensarbeiter hören Dir gut zu und fassen schnell auf, was Du sagst. Ihr versteht Euch und habt beide Freude daran, gemeinsam das gewünschte Ziel zu erreichen. Zu den vorhandenen Kernkompetenzen bringen sie einen gefüllten Methoden-Koffer und ihre Erfahrungen mit ins Vorhaben ein. Dies – und nur dies – ermöglicht es ihnen, mit Dir eine Lösung nahe dem Optimum zu erreichen.

Den richtigen “Wissensarbeiter” an Deiner Seite zu suchen ist ein qualitativ menschlicher Prozess. Wir empfehlen Dir folgende Schritte:

  1. Erkenne den Wert den Du vom Wissensarbeiter möchtest
  2. Kämpft nicht um den Preis – Wofür es lohnt mehr zu bezahlen
  3. Klärt den Auftrag – Macht eine Nutzenanalyse mit der Fachabteilung und dem Diensleister
  4. Erarbeitet die Erfolgsanteile – wer leistet was in der Umsetzung
  5. Bestimmt den Geldwert
  6. Schließt systemfreundliche Verträge

1. Erkenne den Wert den Du vom Wissensarbeiter möchtest

Folgende drei Aspekte helfen, zu bestimmen, was Du vom Wissensarbeiter erwartest:

  1. Fachlich weisen wir nach, was wir lern(t)en. Sei es ein Hochschulstudium mit dem Diplom, eine Ausbildung mit dem Gesellen- / Meisterbrief oder Weiterbildungen und der Besuch von einschlägigen Veranstaltungen im lebenslangen Lernprozess. Fachkompetenz zeigt sich in den Zahlen, Daten, Fakten im Lebenslauf. Wir reden vom notwendigen Minimum. Anbieter sind darüber kaum zu differenzieren. Es gibt einfach viele Ingenieure, Betriebswirte, Maler, Kfz-Mechaniker usw. Vergleichst Du nur fachlich, ist für die Kaufentscheidung der niedrigste Preis ausschlaggebend.
  2. Sachlich zeigen wir, was wir können. Es ist die Kompetenz, wie wir die Dinge angehen, mit ihnen umgehen und was wir daraus machen. Dieser Vergleichswert basiert auf Talenten und Geschick. Eigenschaften, mit denen wir auf die Welt kamen und die wir weiter fördern. Es ist beispielsweise eine Tätigkeit, die flott von der Hand geht. Auf der Sachebene kannst Du Angebote schon deutlicher unterscheiden. Nachweise zu den benötigten Fähigkeiten finden sich in Publikationen sowie Arbeitsbeispielen. Passt das Talent zur benötigten Fachkenntnis, reduziert sich die Auswahl der möglichen Dienstleister. Der Wert und der Preis kann jetzt steigen, ohne den Nutzen zu gefährden.
  3. Menschlich stimmt die Chemie zwischen Wissensarbeiter und Dir bzw. Deinem Team. Dieser Vergleichswert entsteht im Miteinander. Er ist einzigartig und zugleich empfindlich. Eine gute Beziehung spiegelt sich auch in einer gemeinsamen Sinnkopplung. Vertraust Du dem Dienstleister, fördert das direkt die Zusammenarbeit. Gerade in dynamischen und längeren Projekten ist der “Faktor Mensch” ein Katalysator zum Erfolg. Besteht eine Vertrauensbeziehung, verliert Geld die dominante Rolle. Ein krisensicherer Bezug zueinander rechtfertigt die höchsten Preise.

2. Kämpft nicht um den Preis – Wofür es lohnt “mehr” zu bezahlen

Bist Du Dir bewusst, welchen Wert Wissensarbeiter für Dich und Dein Unternehmen wahrnehmen, beschreibt das die Preisspanne, die Du akzeptieren kannst. Für einfach strukturierte, kurzfristig realisierbare Aufgabenpakete vergleiche Angebote rein fachlich. Profitiere vom niedrigsten Preisniveau. Im Zweifel kannst Du nach getaner Arbeit den Anbieter austauschen.

Dabei sollten Einkäufer nicht aus den Augen verlieren, dass sie mit häufigen Lieferantenwechseln unter Dienstleistern einen gewissen Ruf genießen. Und das kann dazu führen, dass die gewünschte Leistung – wenn nötig – kein Lieferant mehr umsetzen möchte. Im Zuge der demografischen Entwicklung und dem zunehmenden Fachkräftemangel ist das ein wichtiger Aspekt für gute Ergebnisse.

Je komplexer das Vorhaben und je höher der Leistungsanteil des Wissensarbeiters, desto entscheidender die Kombination aus fachlich mit sachlich, sachlich mit menschlich oder aller drei Faktoren. Mit steigendem Wert stehen für das Projekt zusätzliche Ressourcen zur Verfügung. Benötigst Du die Schnittmenge aus fachlich, sachlich plus menschlich, gestehst Du dafür einem Wissensarbeiter den höchsten Preis zu.

In der Schnittmenge von fachlich, sachlich und menschlich verbirgt sich Dein höchster Wert und Dein bester Preis.

Quelle: Gebhard Borck (eigene Darstellung)

3. Klärt den Auftrag – Macht eine Nutzenanalyse mit der Fachabteilung und dem Dienstleister

Welcher Preis angemessen ist, findet ihr durch eine seriöse Auftragsklärung heraus. Ein Wertvertrag fußt – wie der Name schon sagt – auf dem gemeinsam erkannten Wert. Nur dieser ermöglicht Euch konkrete Preisverhandlungen. Externe Wissensarbeiter engagierst Du vornehmlich in (in sich abgeschlossenen) Projekten. Willst Du für Wissensarbeit ein wert- anstatt quotenorientiertes Honorar bestimmen, braucht es eine Auftragsklärung zwischen dem Dienstleister und Dir – gemeinsam mit dem Projektteam. In gängigen Analysegesprächen hierzu beredet man die Situation sowie die angestrebte Lösung. Wir empfehlen, das Gespräch um diese Punkte zu ergänzen:

  • Ziele: Gemeinsam benennen Auftraggeber und Auftragnehmer die Herausforderung und Aufgabenstellung und besprechen, was sie mit dem Gesamtvorhaben bezwecken.
  • Maßstäbe: Zusammen definieren sie, woran sie erkennen, ob und wie sie die Ziele erreichen / verfehlen. Sie halten fest, wie sie gegebenenfalls nachsteuern, wenn sie vom Weg abkommen.
  • Wert: Sie bestimmen den Umfang des Vorhabens für den Auftraggeber. Zentral überlegen sie, welchen Wert sie vom gesamten Unterfangen erwarten / erwarten können.
  • Anteil am möglichen Erfolg: Im Zwiegespräch stimmen sie sich darüber ab, welchen Anteil das Team des Auftraggebers und welchen Anteil der Dienstleister am potentiellen Ergebnis trägt. Aus diesem Wert leitet sich später der Preis des Wissensarbeiters ab.

Nutzenanalyse für Wertverträge: Ist-Situation, Ziele, Maßstäbe und Wert

Quelle: Gebhard Borck (eigene Darstellung)

Kniff für den Meister: Bereits diese Nutzenanalyse ist wertvoll – ganz unabhängig davon, ob der Auftrag zustande kommt. Wir nutzen die Methoden für Strategie-Gespräche sowohl mit Kunden als auch Partnern. Das Entscheidende ist, dass es Dir gelingt, zum einen im Gespräch den Wert des Gesamtvorhabens zu klären und zum Zweiten ein gemeinsames Verständnis dafür zu entwickeln, was Ihr voneinander im Rahmen der Zusammenarbeit erwartet.

4. Erarbeitet die Erfolgsanteile – wer leistet was in der Umsetzung

Um den jeweiligen Anteil am Erfolg zu bestimmen, geben wir Dir die folgende Kooperationstabelle als Werkzeug an die Hand. Mit dieser Matrix lassen sich die Leistungsanteile vorerst unabhängig von Geld bestimmen:

Kooperations-Matrix zur Bestimmung des eigenen Anteils an einem Wissensarbeit-Projekt

Quelle: Gebhard Borck (eigene Darstellung)

In jedes Vorhaben fließen Erfahrung sowie Know-how, Infrastruktur und Umsetzung ein, bis es erledigt ist. Häufig haben die drei Bereiche denselben Umfang. Je nach Aufgabenstellung und Projekt könnt Ihr die Anteile anpassen. Wissensarbeit lebt von Kommunikation. Das heißt, die Zusammenarbeit ist zu koordinieren. Wir empfehlen, den Wert dafür pauschal mit 10% anzusetzen. Zusammen ergibt das 100% Leistung.
Wichtig für die Anwendung der Matrix sind zwei Grundprinzipien:

  1. Behaltet den Bezug zum gemeinsamen Unterfangen im Auge: Wir alle neigen dazu, in die Tabelle das gesamte eigene Know-how etc. einbringen zu wollen. Tatsächlich betrachten solltet Ihr ausschließlich das, was für die geplante Maßnahme wertvoll ist.
  2. Das Vorhaben sollte für sich vollständig sein. Das bedeutet, es an verschiedenen Stellen vom Tagesgeschäft abzugrenzen. Hier sind Kompromisse nötig. Eine 100%-ig saubere Trennung zwischen Projekt und Standardprozess gibt es kaum. Mit Befüllen der Tabelle lassen sich gegenseitige Erwartungen (z. B. auch an den auf beiden Seiten zu investierenden Zeitaufwand) gut klären.

5. Bestimmt den Geldwert

Erst wenn Ihr – Auftraggeber und Auftragnehmer – Euch über die Leistungsanteile einig seid, tragt Ihr den Geldwert für das Gesamtvorhaben aus der Nutzenanalyse ein. In der Umrechnung der Anteile ergibt sich daraus der maximale Nutzen / Preis für die Leistung des Dienstleisters sowie der interne Nutzen. Gerade für Budget-Freigaben, die Priorisierung von Projekten und im unternehmenseigenen Wettbewerb um Ressourcen ist die gemeinsam erarbeitete Matrix Gold wert.

Es lohnt sich, die Vorbereitungszeit zu investieren. Es ist Euer Weg herauszufinden, ob das Vorhaben sowie der Beitrag des Wissensarbeiters einen zufriedenstellenden Gegenwert hat. Es zeigt sich zudem der Preis, den ihr für seine fachliche, sachliche und menschliche Leistung bezahlen könnt. Erst jetzt, da der Wert des Gesamtprojektes, die Chancen und Risiken des Vorhabens und Euer Leistungsanteil bekannt sind, steht die Kaufentscheidung an – für Deinen Kooperationspartner wie für Dich.

Deshalb ist es gut, das Gespräch zu unterbrechen, sobald die Zahlen auf dem Tisch liegen. So haben alle Beteiligten die Gelegenheit, durchzuatmen und sich das Gesamtvorhaben noch einmal durch den Kopf gehen zu lassen. Nimm diese Möglichkeit ernst und wahr. Sag kein Projekt zu, bei dem Du ein Magengrummeln verspürst oder bei dem Dir das Risiko des Scheiterns zu hoch erscheint. Dann hast Du den Hebel für das Gesamtprojekt noch nicht gefunden – oder noch nicht den richtigen Wissensarbeiter.

6. Schließt systemfreundliche Verträge

Seid Ihr Euch einig geworden und bekennt Euch – nach angemessener Bedenkzeit – voller Vorfreude zum gemeinsamen Vorhaben, gilt es eine verbindliche Vereinbarung zu treffen. Ist der Wert des Projekts und der Anteil des Dienstleisters daran erarbeitet, lohnen für den Beschaffer systemfreundliche Verträge. Sprich, im Vertragswerk können wieder Stunden- und Tagessätze auftauchen. Entscheidend für beide Parteien ist, die ermittelten Werte im Auge zu behalten.

Vorteilhafter sind Pauschalverträge oder Vereinbarungen mit quotenunabhängigen Zahlungsplänen. Sie geben dem Dienstleister die Sicherheit, sein Geld zu bekommen und dem Einkäufer, nicht mehr als den vereinbarten Preis zu investieren.

Stundensätze können weiterhin in Verträgen stehen. Aus unseren Köpfen sollten sie verschwinden! Denn dann können wir uns mit ganzem Elan auf das Realisieren der Geschäftsidee konzentrieren.

Wir wünschen viel Erfolg in der Umsetzung,
Gebhard & Franziska

Live-Mitschnitt Vortrag Gebhard Borck

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Roswitha Kari-Traxler, Personalentwicklung Referat Change Management & Qualifizierung aus Stuttgart.
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Christian Obad, Evangelist für Innovationskultur aus Berlin.
Dagmar Eisenbach, Führungskraft, Rednerin, Aufsichtsrat aus Haigerloch.
John Broomfield, Unternehmer aus Haigerloch.
Susanne Albrecht, Coach und Trainerin aus Leinfelden-Echterdingen.
Stephan Heiler, Unternehmer - Individuelle Glaslösungen - aus Waghäusel.
Gerhild Vollherbst, Leiterin Unternehmensentwicklung aus Berlin.
Thomas Kräuter, Projekt- und Programmmanager, Querdenker, Beobachter, Stratege, Mediator, Analytiker, Wissensträger, Minimalist und Globetrotter aus Pfaffenhofen.
Daniela Kellner, Messe- und Eventorganisation, Sales & Marketing und Art Buying aus München.
Torsten Hardiess, Diplom Psychologe & Kommunikations-Trainer aus Königswinter
Marvin Ludwig, Change-Management & Prozessmanagement aus Stuttgart.
Stefan Röcker, Nachhaltige Unternehmenskultur und Wahrnehmung auf Basis des Kunstbegriffs von Joseph Beuys aus Stuttgart
Ute Nitschke, Scrum-Master, Freiberaterin und Coach für Organisations- und Wirtschaftspsychologie aus München.
Julia Schlagenhauf, Studentin International Business & Intercultural Management an der Hochschule Heilbronn, aus Besigheim.
Dagmar Woyde-Köhler, Geschäftsführende Gesellschafterin und Spielführerin new&able Management- & Organisationsberatung GmbH aus Karlsruhe.
Rainer Killian, Cellist und Unternehmer für Kultur, Event & feine Küche aus Stuttgart.
Fabian Neidhardt, freier Journalist, Sprecher, Straßenpoet & Schriftsteller aus Stuttgart.
Marcus Noack, Unternehmer aus Berlin.
Romek Vogel, Unternehmer aus Hamburg.
Michael Ziegler, Fahrrad-Enthusiast und Leiter Marketing / Vertrieb fahrstil Medien GmbH aus Heidelberg
Marie-Lucie Linde, Redakteurin N-Kompass aus Herne.
Arno Kunert, Leiter Programm Unternehmen N-Kompass, aus Herne.
Christine Neidhardt, Coach, Trainerin und Beraterin aus Nürnberg.
Carina Thewald, Ingenieurin in der Software Entwicklung aus Abstatt.
Boris Janek, Soziologe und Manager Digital Business + Innovation VR NetWorld aus Bonn.
Daniel Seiler, Einkauf, Materialwirtschaft und Logistik für die IDS Imaging Development Systems GmbH aus Obersulm.
Thomas Lattner, Test- und Qualitätsmanagement, Projektmanagement- und Startup-Beratung aus Uhingen.
Marco Looser, Unternehmer und Experte für Medien-Technik und IT-Infrastruktur aus Watt-Regensdoff / Schweiz.
Ulrich Winchenbach, Leiter Projektteam Weiterbildung/Events, Netzwerk Kreativwirtschaft der Innovationsagentur Medien- und Kreativwirtschaft aus Stuttgart.
Karina Jarzebski, Personalentwicklerin der Innovationsagentur Medien- und Kreativwirtschaft aus Stuttgart.
Dr. Silke Schemer, Unternehmerin mit Schwerpunkt Personal- und Unternehmensentwicklung aus Heidesheim.
Wilhelm Humerez, arbeitet mit Menschen mit Behinderung, Mitglied der Forschungsgruppe Hegel zur Wissenschaft der Logik aus Aichtal.
Katharina Klinger
Miriam Kuhnke, Akteurin für nachhaltiges Wirtschaften und Fahrrad-Enthusiastin aus München.
Michael Rusch, Musiker aus Stuttgart.
Matthieu Bühler, Kammera-Assistenz & Ton.
Kay Hilsing, CampBar-Mann und Dienstleister Esskultur Catering aus Stuttgart.
Iyad El-Khatib, Unternehmer und Experte für Projekt- und Prozess-Management aus Stuttgart.
Markus Borck, Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens mit Schwerpunkt E-Mobilität aus Stuttgart.
Katharina Brenner, Beraterin für Kommunikation, Kooperation sowie gesundheitsfördernde Führung aus Karlsruhe
Beate Odenwald, Unternehmerin aus Karlsruhe.
Dennis Bayer, Unternehmer aus Karlsruhe.
Susanne Hencke, COO verantwortlich für Personal, Backoffice, Partnerkoordination, Eigen-PR aus Stuttgart.
William Ralph Lambright, systemischer Berater und Coach aus Wildberg
 

Wir sagen Danke!

Einen herzlichen Dank vom Kernteam der Initiative für die tatkräftige und finanzielle Unterstützung an all unsere Kooperationspartner, Förderer & Fans.
Ohne Euch und den Rückenwind unserer Medien-Partner und Bildungspaten wäre eine Initiative wie diese nicht möglich. Schön, dass es Euch gibt!

GB KOMMUNIKATION GmbH, Gemeinwohl-Unternehmen mit Fokus auf Betriebswirtschaft mit Menschen aus Pforzheim / Barcelona.
pentaeder, Dienstleistungsunternehmen für Menschen in Projekten aus Ludwigsburg.
MfG, Innovationsagentur für IT und Medien Baden-Württemberg aus Stuttgart
Wagener Film Produktion, Schwerpunkte Medien-Pädagogik und Film-Produktionen, aus Schwegenheim.
Finnovations GmbH (stattys), Methoden und Werkzeuge für die visuelle Lösungsfindung aus Bornheim
Tilo Hensel Media, Online-Medien-Management aus Aidlingen.
Freifunk Stuttgart
changeX - Online-Medium für “Zukunftsideen, neue Wirtschaft und Innovation” der changeX GmbH aus Berlin
fahrstil - Das Radkulturmagazin / The Cycle Culture Magazin aus Heidelberg.
forum Nachhaltig Wirtschaften, Fachmagazin für Entscheider zu zukunftsfähigem Wirtschaften, Nachhaltigkeit und Unternehmensverantwortung (CSR) aus München.
NWB Verlag GmbH & Co. KG, Herausgeber N-Kompass aus Herne.
Noack, Vogel GbR - die Herausgeber der Umwelthauptstadt & Jobverde
openPM. Projekt. Management. Praxis.
Die Socialisten (Social Software Development GmbH), Social Wall - die nächste Generation für Social Media für Veranstaltungen aus Wien.